Entry 3 : KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Jurnal yang pertama, pengkaji lebih melihat akan hubungan komunikasi dalam organisasi dengan kepuasan kerja, prestasi kerja dan komitmen kepada organisasi di kalangan pekerja di sebuah Institut Pengajian Tinggi Awam. Dalam kajian ini, hubungan jenis komunikasi (komunikasi ke atas, komunikasi mendatar dan komunikasi ke bawah) dengan kepuasan kerja, prestasi kerja dan komitmen kepada organisasi juga dikaji dengan lebih mendalam.

Permasalahan yang biasa dihadapi dalam sesebuah organisasi ialah bagaimana mendorong pekerja untuk bekerja dengan lebih produktif dan meningkatkan kepuasan serta prestasi kerja dikalangan pekerja. Dengan itu, pelbagai usaha telah dirancang dan dilaksanakan oleh pihak pengurusan dalam proses rekrutmen, pemilihan, penempatan dan melatih pekerja. Kajian Pincus (1986) dan Jablin (1979) menunjukkan hubungan positif antara jenis komunikasi dengan kepuasan kerja dan prestasi kerja. Kajian Robert O’Reilly (1974, dalam Anatol et.al., 1981) menunjukkan terdapat hubungan negatif dengan kepuasan kerja. Dalam kajian-kajian tersebut menjelaskan komunikasi dalam organisasi melibatkan setiap anggota dalam organisasi, maka komunikasi dalam organisasi akan mempengaruhi kepuasan kerja setiap pekerja. Apabila merujuk terhadap kajian-kajian yang dijalankan, pengkaji mendapati masih ada percanggahan tentang sebab dan akibat di antara proses komunikasi dengan kepuasan kerja. Percanggahan pendapat kajian-kajian lepas ini telah menggalakkan pengkaji menjalankan kajian ini ke atas hubungan di antara proses komunikasi dengan kepuasan kerja.

Banyak hasil kajian telah membuktikan bahawa komunikasi mempunyai hubungan dan pengaruh ke atas kepuasan kerja (Mushinsky, 1977) dan prestasi individu dan organisasi (Down & Hain, 1981, Winter 1980:Jenkin 1977; Jain 1973). Hasil kajian menunjukkan semakin erat hubungan antara penyelia & pekerja, semakin tinggi kepuasan pekerja (Alexander, Helms & Wilkin 1989; Richmond, Wagner & McCrosky 1983; Plunkett 1982; Goldhaber 1979; Falcione, Daly & Mc Crosky 1977; Muchinsky 1977; Falcione 1974a, 1974b).

Secara definisi operasi, prestasi kerja di organisasi kajian dinilai dari segi kehadiran, penglibatan, kecekapan, kepimpinan, tanggungjawab dan sebagainya. Penilaian prestasi pekerja sama ada mempunyai prestasi tinggi atau rendah adalah berdasarkan jumlah markah yang diperolehi daripada soal selidik penilaian prestasi yang diadaptasikan daripada soal selidik yang direka oleh Fatimahwati Halim dan Iran Herman (1997). Sebagai definisi operasi dalam konteks kajian ini komitmen organisasi diukur berdasarkan tahap komitmen pekerja terhadap organisasi tempat ia bekerja. Darjah atau tahap komitmen kepada organisasi ini diukur dengan menggunakan alat yang direkacipta oleh Porter and Smith (1970, dlm. Mowday et al. 1982). Alat ini dikenali sebagai Organizational Commitment Questionaire (OCQ) yang mengandungi 15 item iaitu 9 item positif dan 6 item negatif.

Dalam kedua-dua jurnal kajian ini, hubungan jenis komunikasi (komunikasi ke atas, komunikasi mendatar dan komunikasi ke bawah) dengan kepuasan kerja, prestasi kerja dan komitmen kepada organisasi telah dikaji dengan lebih mendalam. Ini dapat dilihat, jenis komunikasi yang dikaji lebih menjurus kepada Teori Pengurusan Klasik (Henri Fayol’s Theory of Classical Management). Dalam teori ini, elemen yang diterapkan ialah perancangan, penyusunan, arahan, koordinasi dan kawalan. Di mana teori ini juga meletakkan enam prinsip pengurusan iaitu, scalar chain, unity of command, unity of direction, division of labor, order dan span of control. Scalar chain, ialah prinsip yang mencadangkan organisasi harus disusun dalam keadaan vertical dan komunikasi pula harus dihadkan kepada aliran berbentuk vertical (aliran ke atas dan ke bawah berdasarkan carta organisasi). Unity of command pula mencadangkan kakitangan sepatutnya diarah untuk melaksanakan sesuatu tugas oleh hanya seorang penyelia, manakala, unity of direction, aktiviti-aktiviti yang mempunyai matlamat yang sama harus diletakkan di bawah penyeliaan seorang penyelia. Seterusnya, division of labor ialah matlamat hanya boleh dicapai jika kakitangan organisasi diberi tugas yang terhad dari segi pengkhususan kerja.order pula, mencadangkan supaya terdapat tempoh pelantikan bagi setiap kakitangan dan tugas dalam organisasi. Terakhir, span of control ialah di mana peranan seorang pengurus akan menjadi lebih berkesan jika mereka hanya mengawal sebilangan kakitangan sahaja. Fayol secara umumnya mencadangkan bilangan 20-30 orang kakitangan pada pengurusan tahap pertama dan orang kakitangan bagi pengurusan yg lebih atas.

          Dalam organisasi klasik, komunikasi tentang tugas kurang dititik beratkan. Ciri-ciri komunikasi dalam konteks pengurusan organisasi klasik dapat dilihat dari segi arah aliran komunikasi, saluran komunikasi dan stail komunikasi.

Arah aliran komunikasi dalam teori ini yg paling mustahak ialah aliran vertikal (mendatar) mengikut aliran hierarki. Kebanyakan proses komunikasi ialah komunikasi ke bawah dalam bentuk arahan dan peraturan. Hanya terdapat sedikit maklum balas daripada pihak pengurusan atasan. Walau bagaimanapun Fayol membenarkan sedikit fleksibiliti dari segi komunikasi horizontal.

Saluran komunikasi. Pelbagai saluran boleh digunakan untuk berkomunikasi misalnya saluran bersemuka, saluran bertulis dan juga melalui perantara seperti berkomunikasi melalui telefon dan komputer. Teori klasik mengandaikan bahawa saluran bertulis merupakan saluran yang paling kerap digunakan. Ringkasnya, penekanan kepada peraturan dan prosedur yang jelas bagi membolehkan organisasi berfungsi dengan berkesan membolehkan kita mengandaikan pergantungan yg besar kepada komunikasi berbentuk tulisan dalam bentuk arahan, penyataan misi,peraturan dan penilaian prestasi.

Seterusnya, gaya komunikasi, stail komunikasi lebih kepada bentuk formal. Misalnya, penggunaan pangkat atau gelaran bagi membezakan kakitangan pengurusan dan kakitangan bawahan. Pemilihan perbendaharaan kata dan penggunaan bahasa yang standard juga merupakan ciri komunikasi dalam pendekatan klasik.

Akhirnya dapatlah dirumuskan bahawa proses komunikasi iaitu komunikasi ke atas, komunikasi ke bawah dan komunikasi mendatar adalah merupakan sebahagian daripada aspek asas psikologi yang penting untuk dikaji kerana ia mempunyai hubungan rapat dengan perlakuan individu dalam organisasi. Amat penting untuk organisasi untuk melihat tentang proses-proses komunikasi yang bersesuaian untuk di beri perhatian bagi meningkatkan lagi kepuasan kerja, prestasi kerja dan tahap komitmen kepada organisasi di kalangan pekerja. Kajian ini juga dapat membentuk organisasi mengenalpasti masalah dan memahami hubungan manusia dan kemanusiaan di tempat kerja dan seterusnya dapat membantu organisasi membentuk hubungan positif dengan pekerja bagi meningkatkan produktiviti dan kesejahteraan pekerja.